La certificazione PMP
del PMI
mini-guida all'esame di certificazione Project Management Professional
a cura di Isabella Nizza, PMP® - gennaio 2003
PMI®, PMP®, CAPM®, PMBOK®, PgMPSM, OPM3® are either marks or registered marks of Project Management Institute, Inc.
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PMP
è l'acronimo di Project Management Professional.
La certificazione PMP è un titolo rilasciato dal Project Management Institute (PMI), l'associazione di categoria più autorevole nel campo del Project Management, con base negli USA ma operativa in tutto il mondo. Il PMI ha introdotto la certificazione nel 1980 e da allora si sono certificate oltre 46.000 persone nel mondo. Il mercato, anche in Italia, sta dando forti riconoscimenti alle certificazioni rilasciate dal PMI.
Per chi si occupa di progetti, essere certificati significa garantire la conoscenza di un metodo di lavoro formale di progetto, quello cioè descritto nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) pubblicato dal PMI. Un progetto gestito da un Project Manager PMP dovrebbe offrire garanzie maggiori in termini di metodologia ed efficienza.
Prerequisiti per l'esame
Poiché lo scopo dell'esame è di garantire una conoscenza sia teorica che pratica del Project Management, a chi si certifica viene richiesta una precedente esperienza documentabile di gestione di progetti. In base al titolo di studio (diploma o laurea), possono essere richiesti 36 o 60 mesi di esperienza su progetto oltre che alla partecipazione ad almeno cinque giornate di formazione sul project management.
Avendo i requisiti, il modulo di iscrizione all'esame può essere compilato on-line (direttamente sul sito www.pmi.org) effettuando il pagamento con carta di credito e, dopo qualche settimana, se la candidatura è considerata idonea, si riceve per posta l'autorizzazione a sostenere l'esame stesso.
L'esame
L'esame è computerizzato e si sostiene presso un centro Prometric autorizzato PMI. Si tratta di una serie di 200 domande a risposta multipla sui temi del Project Management delineati nel PMBOK® Guide (e non solo). Si hanno a disposizione 4 ore di tempo e il punteggio minimo per passare è di 136 risposte corrette. L'esame è preceduto da un breve "tutorial" (che dura 15 minuti e non è compreso nelle 4 ore) durante il quale si può prendere confidenza con il programma che eroga le domande.
L'esame è solitamente in inglese ma è disponibile una traduzione on-line in italiano delle domande. Attualmente la terminologia e i principali testi di riferimento (il PMBOK® Guide) sono disponibili solo in inglese, quindi fino ad oggi una buona conoscenza dell'inglese era una condizione necessaria.
Il PMI ha annunciato la prossima pubblicazione della versione italiana del PMBOK Guide, che dovrebbe permettere di studiare e sostenere l'esame in italiano anche a chi non conosce l'inglese.
Le domande di ogni esame sono diverse: il mix di domande viene creato ad-hoc per ciascun singolo esame tenendo conto di una distribuzione standard tra gli argomenti. Inoltre, chi sostiene l'esame è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di segretezza per la quale si impegna a non divulgare ad altri il contenuto dell'esame stesso, soprattutto il testo delle domande e delle risposte, pena l'annullamento della certificazione eventualmente ottenuta.
Tutto questo significa che non esistono "scorciatoie" per passare: esiste però un metodo di studio e qualche "dritta" grazie ai quali lo studio e l'esame stesso possono essere resi più efficaci e, perché no, più tranquilli e godibili.
Lo studio e la preparazione all'esame
I prerequisiti in termini di esperienza e di formazione posti dal PMI dovrebbero garantire che chi decide di studiare per ottenere la certificazione PMP non sia completamente digiuno in materia. Ciononostante, anche per chi ha "macinato molti chilometri" sui progetti e ha già ricevuto una formazione più o meno estesa sul Project Management, gli argomenti da studiare non sono pochi.
Il fatto che il PMBOK® Guide non sia un libro particolarmente corposo (c.a. 200 pagine), spesso trae in inganno; chi inizia a studiarlo scopre presto che è molto "denso" e, soprattutto, che si tratta di un compendio di tutti gli strumenti che è possibile usare sui progetti, non di un manuale per il loro uso. Infatti, il PMBOK Guide si propone di riassumere l'intero corpo di conoscenze di Project Management declinandolo nella dimensione temporale delle fasi del ciclo di vita del progetto e, al contempo, suddividendolo in diverse aree di conoscenza (costo, tempo, ecc.). Ciascuna area raccoglie un numero variabile di processi che vengono descritti in termini di input, output e strumenti.
Quindi il PMBOK Guide fornisce la "struttura portante" vale a dire una griglia di riferimento; i successivi approfondimenti sui singoli strumenti o sui singoli processi sono rimandati ad una bibliografia specializzata. Il PMI propone una sorta di "toolkit" di testi, ma poi è il singolo che deve stabilire quanto desidera approfondire i vari argomenti in funzione della propria preparazione di base.
Un altro prezioso supporto allo studio sono le simulazioni di domande d'esame con le quali è possibile mettere alla prova le proprie conoscenze e la loro applicabilità. Le domande d'esame tendono ad essere più situazionali che nozionistiche, quindi le conoscenze devono potersi calare in un contesto.
Esistono in commercio un certo numero di database di domande (tutti in inglese) liberamente ispirate all'esame di certificazione e il PMI stesso ha pubblicato sul proprio sito un mini-test di 50 domande di esempio.
Naturalmente nessuno può garantire che un buon successo con le domande di esercitazione si traduca in un successo all'esame, ed esistono in commercio database di domande di difficoltà variabile; ma esercitarsi ad applicare le proprie conoscenze in un test, soprattutto per chi non frequenta più da tempo i banchi di scuola, può essere molto utile.
L'approccio migliore allo studio, a nostro parere, consiste nell'usare il PMBOK® Guide come traccia, cercando di concentrare l'attenzione sui legami logici tra i vari processi, per non perdere mai di vista lo sguardo d'insieme. Entrando nel merito delle varie aree di conoscenza, si incontreranno concetti nuovi o che richiedono un approfondimento. Lo studio sui testi specialistici può avvenire in risposta alle lacune o alle difficoltà emerse studiando il PMBOK Guide. Una volta completato lo studio di un'area di conoscenza, provare a fare qualche test di domande per verificare l'apprendimento ed individuare eventuali nuove aree da approfondire.
Un approccio ricorsivo di questo tipo consente di non "perdersi" e di approfondire sempre di più il livello di competenza sulle varie aree. Infatti, uno dei problemi maggiori che incontra chi si prepara all'esame è il problema di quale profondità di studio sia necessario raggiungere e di quanto tempo occorra per sentirsi "sicuri". Chi studia per ottenere la certificazione tipicamente lavora a tempo pieno come Project Manager, quindi i tempi di studio sono un elemento da non sottovalutare. Occorre trovare il giusto equilibrio tra la necessità di dedicare tempo allo studio e l'oggettiva necessità di continuare a seguire i propri progetti.
L'iter completo di iscrizione all'esame richiede perlomeno qualche mese. Da quando facciamo la richiesta a quando questa viene accettata possono passare anche tre o quattro settimane. Una volta ottenuta la lettera con la quale si può prenotare l'esame, abbiamo a disposizione sei mesi di tempo per la prenotazione. Dal momento della prenotazione all'esame stesso deve passare almeno qualche giorno. L'esame può essere disdetto solo 7 giorni prima della data stabilita, altrimenti si perde la quota di iscrizione (che è abbastanza consistente per un privato). Da un punto di vista psicologico, tutti questi sono elementi utili di stimolo perché ci costringono a stabilire delle date, a prendere un impegno, insomma, a fare sul serio e a pianificare lo studio.
Un altro supporto per la preparazione può essere l'esistenza di un "gruppo di studio". Lo studio è principalmente un fatto individuale, così come lo è l'esame, ma un elemento di aggregazione può aiutare chi studia a consolidare, a non disperdersi e a ritagliarsi lo spazio necessario tra le mille emergenze quotidiane che per un Project Manager sono la normalità!
Esistono numerose opzioni in questo senso.
Seguire un corso di preparazione all'esame, meglio se diluito nel tempo ma con un impegno sufficientemente costante, è un'ottima strada. L'impegno, il supporto dei docenti che hanno già a loro volta affrontato l'esame, la disponibilità immediata di qualcuno che possa risolvere dubbi o dare spiegazioni tecniche sono molto utili.
Un'alternativa è la costituzione di un gruppo di studio tra colleghi, con incontri regolari durante i quali discutere dubbi e incertezze, ma qui l'impegno dei partecipanti deve essere omogeneo altrimenti viene meno l'effetto trainante del gruppo. Un'altra alternativa valida sono i gruppi virtuali che si creano in Internet. Per esempio, su Yahoo (uno dei portali internazionali più noti) esistono numerosi gruppi di preparazione all'esame, di cui la maggior parte comunica in inglese e che arrivano ad avere oltre 600 iscritti. In queste comunità si condividono gratuitamente dubbi, spiegazioni, appunti e raccolte di domande.
Il giorno dell'esame
Per la maggior parte delle persone, gli ultimi giorni prima dell'esame sono momenti di grande tensione, per non parlare dell'esame stesso!
Tuttavia, c'è qualche consiglio che si può dare per aiutare ad alleviare la tensione e, soprattutto, per sfruttare al meglio le quattro ore dell'esame.
1. Capite bene in anticipo dove sarà la sede dell'esame e come raggiungerla.
2. Arrivate in orario.
3. Gli esami possono essere al mattino o al pomeriggio, si consiglia di farlo al mattino e di non prendere altri impegni per la giornata (non si sa mai, e comunque, appena usciti avrete voglia di fare tutto meno che lavorare !).
4. Portate con voi nella stanza dell'esame solo una calcolatrice non-programmabile, gli oggetti personali si possono lasciare fuori in un armadietto chiuso a chiave.
5. Portate con voi caramelle, snack, acqua e quant'altro possa servire per la sussistenza. Non è detto che ve li lascino portare all'interno, ma potete sempre fare una pausa ristoratrice e in quattro ore di solito serve "staccare".
6. All'ingresso vi consegnano carta e matite. Servitevi dei 15 minuti di tutorial per "buttar giù" le formule o gli schemi di riferimento che possono servire in seguito.
7. Stabilite una vostra strategia d'esame e rispettatela. Per esempio, una possibile strategia è rispondere a tutte le domande di cui si sa la risposta, lasciando in sospeso o "marcando" quelle incerte. Arrivati in fondo al primo giro, solitamente dopo circa due ore, fate una pausa e ritornate, con più calma, sulle domande più ostiche.
8. Cercate di usare tutto il tempo disponibile resistendo alla tentazione di "chiudere" prima che siano scadute le quattro ore. Al limite, rileggete le domande per controllare le risposte già date e cambiate solo quelle che siete sicuri siano sbagliate.
L'esito dell'esame viene comunicato automaticamente pochi minuti dopo il termine. Viene espresso in termini di "pass/fail" accompagnato dal numero di domande alle quali si è data la risposta corretta, non si può sapere invece quali siano state le risposte non corrette.
E dopo ?
La certificazione, tanto faticosamente guadagnata, va anche mantenuta. Il PMI ha un programma triennale di aggiornamento delle certificazioni in base al quale un PMP raccoglie nel corso degli anni dei "punti" (Personal Development Units - PDU) a fronte di attività di sviluppo professionale.
Per mantenere la certificazione, un PMP deve documentare di aver acquisito 60 PDU nel corso del triennio. Le attività più classiche per ottenere i PDU sono la partecipazione a corsi di formazione in ambito Project Management tenute da aziende REP (Registered Education Provider), che rilasciano un punto PDU per ogni ora di formazione seguita.
Si possono accumulare PDU anche attraverso altre attività tra cui l'insegnamento, la pubblicazione di articoli su riviste specializzate e l'auto-formazione.
La certificazione PMP è solo una tra le certificazioni rilasciate dal PMI. Infatti è possibile completare il proprio curriculum aggiungendo alla certificazione PMP un'ulteriore certificazione settoriale detta CAQ (Certificate of Added Certification). Attualmente sono disponibili le certificazioni per i settori Automotive, Information Technology e Project Management Office, altre ne stanno nascendo.
Per chi invece non ha ancora accumulato sufficiente esperienza per ottenere la certificazione PMP o non svolge ancora il ruolo di Project Manager, esiste la certificazione "junior" detta CAPM (Certified Associate in Project Management). Questa è basata sugli stessi modelli della certificazione PMP, ma in versione più leggera.
Per maggiori approfondimenti sulle altre certificazioni disponibili e per maggiori dettagli sulla certificazione PMP, consigliamo di consultare direttamente l'area certificazioni del sito del Project Management Institute
